Adoptar mecanismos de compliance es el resultado de que una organización cumple con sus obligaciones. La función de cumplimiento tiene que ver con los conceptos de buen gobierno y de buena gobernanza y tiene una faceta preventiva del incumplimiento, un compromiso de buenas prácticas o códigos de conducta y una responsabilidad interna y externa. Coadyuvando en dicho objetivo se presentan las denominadas ADR o RAD (Resolución Alternativa –o Adecuada- de Disputas), ya que los referidos códigos de conducta podrán dotarse de mecanismos de resolución extrajudicial de conflictos. Desde luego, estos sistemas se crean a partir de una normativa que impulsa el equilibrio entre el autocontrol y el control externo o administrativo en la gobernanza empresarial. Por este motivo, se establecen mecanismos que permiten monitorizar y conocer debilidades, auditar y subsanar irregularidades, ser transparentes en la gestión e informar de los riesgos para poder asegurarlos debidamente. Un mecanismo más a integrar en el compliance puede ser la solución de conflictos. Cuando se habla de solución de conflictos siempre nos referimos a soluciones extrajudiciales.
Ya se dedicó una entrada de este blog a analizar si con el compliance y el acceso a un canal de denuncias interno quedaban las organizaciones más expuestas. La conclusión era que el riesgo no es la denuncia sino el incumplimiento. No obstante, las organizaciones que implantan estos sistemas tienen que pagar el precio de quedar expuestas a las denuncias, informaciones y a los conflictos que puede implicar adoptar las medidas oportunas para desarrollar el compliance (sobre todo el canal de denuncias). Hay que ser conscientes de que el cumplimiento en las organizaciones no siempre va a asumirse y observarse espontáneamente por parte de todos sus integrantes. Para estos casos, habrá que detectar los incumplimientos e irregularidades y tratar de solucionarlos o poner remedio desde la propia organización. En este punto pueden surgir los problemas, falta de entendimiento, discrepancias, confrontaciones…
Si la filosofía es que se desarrolle una “cultura de cumplimiento”, deberá también procurarse que estas diferencias o disputas que surjan ante posibles incumplimientos se resuelvan a través de métodos amistosos, amables y flexibles, sin necesidad de acudir a la vía judicial. El objetivo será que continúen las relaciones laborales correctas, cordiales y fluidas para lograr las cotas de productividad y competitividad deseables. Por supuesto, también será deseable que estos conflictos se resuelvan de manera reservada o confidencial evitando que se produzca merma alguna del prestigio, reputación o buen nombre de la organización.
Por todo ello, podemos afirmar que se dan las condiciones óptimas para que la metodología de la mediación pueda generar sinergias con el sistema del compliance, complementándolo, potenciándolo y favoreciendo que cumplan mejor sus objetivos con menores riesgos, en sintonía con los valores que se pretenden fomentar. Como sabemos, cada vez tiene más trascendencia que las organizaciones, como entes complejos, den respuestas rápidas, eficaces, eficientes e integrales a los problemas de distinta índole que se generen en su seno. No sólo gestionan el cambio, sino que lo producen. Al mismo tiempo, sus actuaciones han de llevarse a cabo con la máxima ética.
El hecho, como insistimos, de que sean las propias empresas las que asuman en el compliance la observancia de las normas que rigen en ellas, lleva implícita la idea, igual que ocurre en la mediación, de que existe más corresponsabilidad en aquello que nos imponemos nosotros mismos. La autogestión y el protagonismo de las partes, esencia de la mediación, podemos encontrarlo también en el compliance, vinculado a la expresión de “cultura de cumplimiento”. Ciertamente, ésta suele referirse al cambio de paradigma que supone que quienes se ocupen de controlar el cumplimiento de la norma sean los propios destinatarios de la misma y no los poderes públicos. Es decir, se produce un traslado de funciones en el ámbito de la supervisión y verificación de la observancia de las normas imperativas y prohibitivas en una organización o actividad económica.
Si tenemos en cuenta lo hasta aquí expuesto sobre el compliance, se puede observar un notable paralelismo con la mediación. Así, la mediación también se ha impulsado e implantado en Europa con la importante influencia de la experiencia estadounidense, atendiendo, entre otros, a valores de pragmatismo de índole económico o social, o a principios de democratización de la justicia en el reconocimiento de mayor protagonismo de los ciudadanos.
Asimismo, la mediación ha venido a asumir un papel primordial ante los sistemas de resolución extrajudicial de conflictos y también se ha integrado dentro del objetivo más amplio de contribuir a la consecución de una cultura de paz. Existe, pues, entre compliance y mediación una perfecta simbiosis o complementariedad para la consecución de los objetivos generales que ambas figuras pretenden: la cultura de cumplimiento y la cultura de paz.
La forma de abordar los incumplimientos normativos desde la concepción de compliance supone un cambio radical respecto a lo que nuestro derecho nos tiene acostumbrados. Las denuncias no van a dirigirse incialmente a la Autoridad competente, sino que se van a poner en conocimiento de la propia organización para que trate de solucionar el problema. En este punto debe considerarse que ese posible problema o conflicto denunciado puede ser una oportunidad para arreglar o mejorar la organización si se maneja adecuadamente. En cambio, si no se sabe manejar o si se hace de manera descuidada o torpe puede enrarecer el ambiente, crear malestar, frustración e incluso escalar el conflicto. Por este motivo, debe canalizarse la denuncia de manera eficiente.
Efectivamente, debe ponerse el énfasis en la prevención y no en la represión de las conductas o comportamientos irregulares, incumplidores o infractores de las normas. Se trata, pues, de un sistema preventivo antes que reactivo. Es decir, los remedios se buscan con antelación y no como consecuencia del incumplimiento. Pero no hay que dejarse llevar por la ingenuidad. Manejar una denuncia es manejar una fuente de conflictos y debe abordarse de manera profesional. Tendremos siempre a un responsable de compliance que deberá manejar y tramitar las denuncias pero también deberá evitar que se produzca el conflicto. Buscar remedios con antelación es generar ambientes de trabajo saludables, donde los trabajadores se sientan reconocidos y a los que se les brinden, a través de acciones de formación, herramientas y habilidades para una comunicación asertiva y una gestión colaborativa de disputas. Es que puedan existir cauces de gestión y resolución cooperativa de conflictos, incluidos servicios de asesoramiento y de mediación, tanto entre los trabajadores, como para con los usuarios. Es que se puedan llevar a cabo diagnósticos preventivos de situaciones de conflictos (estructurales, de información, de interés…) y se ofrezcan los cauces para abordarlos de modo eficiente y cooperativo.
Estas serían, sin duda, estrategias propias de la metodología de la mediación que potenciarían el compliance, haciendo de la prevención una de las fortalezas de esta figura. No siempre puede evitarse el conflicto y, en ocasiones, el conflicto no debe evitarse sino que debe abordarse y solucionarse. Ciertamente, en el mundo del derecho o de la resolución de conflictos ocurre como en la medicina. Se trata, en ambos casos, de ciencias que se ocupan de abordar el estudio de ciertas patologías para conocer su origen, sus síntomas y poner un tratamiento o remedio que lo solucione. El compliance sería el equivalente a la medicina preventiva para los incumplimientos y conflictos. Además, se ofrece una medicina preventiva que servirá para evitar una de las enfermedades más graves para nuestro ordenamiento jurídico que es la responsabilidad penal derivada del delito (ex. artículo 31 bis CP) y el alto coste reputacional que puede derivarse de ello.
Asimismo, es crucial la figura del responsable de cumplimiento (compliance officer) que deberá gestionar las denuncias, verificarlas, hacer un seguimiento y darles respuesta. Entre esta figura y la de la persona mediadora también pueden encontrarse paralelismos a destacar. Así, en el tratamiento de la confidencialidad y en el necesario carácter imparcial, neutral o independiente del responsable de compliance se pueden observar, también, claras similitudes con la mediación. En todo caso, el responsable de cumplimiento o compliance tampoco garantizará completamente la neutralidad si, como permite la norma, es un empleado de la propia organización. Nadie duda de que el responsable de compliance deberá conocer y manejar técnicas de comunicación y de mediación, aunque no sea la actuación esencial de su intervención. No obstante, hay que ser conscientes de que, llegado el punto de dar respuesta a una denuncia, el tratamiento de la misma, en muchas ocasiones, requerirá de un profesional de la mediación que ofrezca sus servicios a las organizaciones que lo requieran. Es decir, habrá ocasiones en las que un responsable de cumplimiento deberá derivar un caso conflictivo a mediación. Un mediador independiente, especializado en conflictos organizacionales, que garantice los principios de imparcialidad, neutralidad y confidencialidad. Se abre, de esta manera, una amplio y nuevo campo de actividad profesional en el campo de la mediación organizacional. Incluso, yendo más allá, si el canal de denuncias interno es un sistema de comunicación electrónico, como será habitual, también debería ponerse en relación con la resolución de disputas en línea (RDL) o la mediación electrónica (e-Mediación). Global Compliance ofrece también un sistema de resolución de disputas en línea llamado SOLVO. Estos sistemas consiguen arreglos amistosos rápidos, ahorrando costes, además, logran aumentar prestigio y confianza en la empresa. Por este motivo, la previsión de estos métodos de solución extrajudicial de conflictos deben estar contemplados dentro de los Códigos de Buenas Prácticas.